ტურების შეკვეთების აღრიცხვა: როგორ ვმართოთ ჯავშნები ისე, რომ არცერთი დეტალი არ დაიკარგოს

ნაცნობი სიტუაციაა: სასტუმრო დადასტურებულია, ბილეთები ნაყიდია, მაგრამ ტრანსფერის დრო ძველი ვერსიიდან დარჩა. ან კლიენტი გირეკავთ და გეკითხებათ, დარჩენილი თანხა გადაიხადა თუ არა — და ოფისში ზუსტად არავინ იცის, რადგან ერთი მენეჯერი გადახდას რვეულში იწერს, მეორე კი Excel-ში.

ასეთი შეცდომები, როგორც წესი, დაუდევრობით არ ხდება. ისინი იქ ჩნდება, სადაც შეკვეთის ინფორმაცია რამდენიმე ადგილას იფანტება: Messenger-ში, ელფოსტაში, ცხრილებში და მენეჯერის მეხსიერებაში. ამ სტატიაში განვიხილავთ, როგორ ააწყოთ შეკვეთების აღრიცხვის მარტივი სისტემა, რომელიც პატარა სააგენტოსაც მოერგება.

რატომ იკარგება დეტალები

ერთი ტური რეალურად რამდენიმე ცალკეული მომსახურებაა: ფრენა, სასტუმრო, ტრანსფერი, დაზღვევა, ექსკურსია. თითოეულს თავისი მომწოდებელი, თავისი ვადა და თავისი გადახდა აქვს. პრობლემა მაშინ იწყება, როცა:

ინფორმაცია რამდენიმე ადგილასაა. ფასი ჩატშია, თარიღები ცხრილში, გადახდა რვეულში.
ვერსიები ირევა. კლიენტმა თარიღი შეცვალა, სასტუმროში შეასწორეთ, ტრანსფერში კი დაგავიწყდათ.
საქმე ხელიდან ხელში გადადის. შეკვეთა ერთმა მენეჯერმა მიიღო, მეორე აგრძელებს, და მეორემ არ იცის, რაზე შეთანხმდნენ.
მომწოდებლის დადასტურება სიტყვიერია. „კი, ოთახი გვაქვს“ ჯავშანი ჯერ კიდევ არ არის.

რა უნდა შეიცავდეს ყოველი შეკვეთა

კარგი შეკვეთა ისეთი უნდა იყოს, რომ ნებისმიერმა თანამშრომელმა გახსნას და ხუთ წუთში გაიგოს, რა ხდება. მინიმუმ ეს ინფორმაცია უნდა ინახებოდეს ერთ ადგილას:

კლიენტი და მოგზაურები: ვინ იხდის და ვინ მოგზაურობს, სახელები ზუსტად ისე, როგორც პასპორტშია.
მიმართულება და თარიღები: გამგზავრება, დაბრუნება, ღამეების რაოდენობა.
თითოეული მომსახურება ცალკე: ფრენა, სასტუმრო, ტრანსფერი, დაზღვევა — თავისი მომწოდებლით და ჯავშნის ნომრით.
ფასი და გადახდები: სრული თანხა, რა გადაიხადა კლიენტმა, რა დარჩა და როდემდე.
პასუხისმგებელი მენეჯერი: ერთი ადამიანი, რომელმაც იცის შეკვეთის სრული სურათი.
შენიშვნები: კლიენტის განსაკუთრებული თხოვნები, მაგალითად ბავშვის საწოლი ან ადრეული ჩასახლება.

შეკვეთის გზა: ხუთი ეტაპი

როცა ყველა შეკვეთა ერთსა და იმავე ეტაპებს გადის, ბევრად ადვილია იმის დანახვა, რა არის გასაკეთებელი. ეტაპები შეგიძლიათ თქვენს სამუშაოს მოარგოთ, მაგრამ საბაზისო გზა ასეთია:

მოთხოვნა. კლიენტმა მოგწერათ ან დაგირეკათ. ჩაიწერეთ, რა უნდა, როდის და რა ბიუჯეტით — მაშინვე, და არა „მერე“.
შეთავაზება. გაუგზავნეთ ვარიანტები და ჩაინიშნეთ, რა შესთავაზეთ და რა ფასად. თუ კლიენტი ფიქრობს, დაგეგმეთ, როდის დაუკავშირდებით ხელახლა.
დადასტურება და წინასწარი გადახდა. კლიენტი თანახმაა, თქვენ ჯავშნებს აკეთებთ და იღებთ წინასწარ გადახდას. აქ უკვე სჭირდება ინვოისი სააგენტოს რეკვიზიტებით.
მომწოდებლების დადასტურება და საბოლოო გადახდა. თითოეულ მომსახურებაზე წერილობითი დადასტურება და ჯავშნის ნომერი, შემდეგ დარჩენილი თანხის მიღება.
დოკუმენტები და მოგზაურობის შემდეგ. კლიენტს უგზავნით ვაუჩერებს და ბილეთებს, ხოლო დაბრუნების შემდეგ ეკითხებით, როგორ იმოგზაურა.

მთავარია, ყოველ შეკვეთაზე ერთი შეხედვით ჩანდეს, რომელ ეტაპზეა. თუ ეს არ ჩანს, ყოველ ჯერზე მთელი მიმოწერის გადაკითხვა მოგიწევთ.

სამი შემოწმება, რომელიც შეცდომების უმეტესობას აჩერებს

სიფრთხილის მოწოდება ნაკლებად მუშაობს. უკეთესია, ჰქონდეთ მოკლე შემოწმება იმ მომენტებში, სადაც შეცდომა ყველაზე ძვირი ჯდება:

სანამ მომსახურებას „დადასტურებულად“ მონიშნავთ: შეამოწმეთ თარიღები, მოგზაურების სახელები, ოთახის ან ტრანსპორტის ტიპი, გაუქმების პირობები და ფასი. დადასტურება მხოლოდ მაშინ ითვლება, როცა მომწოდებლის წერილობითი პასუხი და ჯავშნის ნომერი გაქვთ.
სანამ კლიენტს დოკუმენტებს გაუგზავნით: გადაამოწმეთ, რომ ყველა მომსახურება დადასტურებულია, ტრანსფერის დრო ემთხვევა ფრენას და დარჩენილი თანხა სწორად წერია.
სანამ მომწოდებელს გადაუხდით: დარწმუნდით, რომ ინვოისი შეთანხმებულ თანხას ემთხვევა და ჯავშანი კვლავ აქტიურია.

ეს შემოწმებები რამდენიმე წუთს მოითხოვს, მაგრამ გაცილებით იაფია, ვიდრე აეროპორტში კლიენტისთვის პრობლემის მოგვარება.

ცვლილებები და გაუქმებები

მოგზაურობა ჯავშნის შემდეგაც იცვლება: ვიღაც აღარ მიდის, კლიენტს ერთი ღამის დამატება უნდა, ფრენა გადაიწია. ყოველი ცვლილება ერთ ან რამდენიმე მომსახურებას ეხება, ამიტომ:

ცვლილება ჩაიწერეთ იმავე შეკვეთაში და არა ცალკე ჩატში.
მომწოდებლისგან მიიღეთ განახლებული დადასტურება.
შეამოწმეთ, რომელ სხვა მომსახურებაზე მოქმედებს ცვლილება — მაგალითად, ახალი ფრენის დრო ტრანსფერსაც ცვლის.
თუ ფასი შეიცვალა, განაახლეთ თანხა და კლიენტს ახალი ინვოისი გაუგზავნეთ.

გადახდები: კლიენტის და მომწოდებლის თანხები ცალ-ცალკე

ხშირი შეცდომაა, როცა კლიენტისგან მიღებული და მომწოდებლისთვის გადასახდელი თანხები ერთ სვეტში ირევა. მიჰყევით მარტივ წესებს:

კლიენტის გადახდები ჩაიწერეთ შეკვეთაში: თარიღი, თანხა, გადახდის ხერხი. ასე ნებისმიერ მენეჯერს შეუძლია უპასუხოს კითხვას „რამდენი დამრჩა გადასახდელი?“.
მომწოდებლის ვადები დაგეგმეთ ისე, რომ კლიენტის საბოლოო გადახდა მათზე ადრე იყოს. ასე საკუთარი ფულით არ დააფინანსებთ სხვის მოგზაურობას.
ეკრანის სურათი გადახდის დასტური არ არის. თანხა ჩაითვალეთ მხოლოდ მაშინ, როცა ანგარიშზე დაინახავთ.

ინვოისების მომზადებასა და გადახდების კონტროლზე დეტალურად ცალკე სტატიაში ვწერთ: ინვოისი ტურისტული სააგენტოსთვის.

ხშირი შეცდომები, რომლებსაც ადვილად აარიდებთ თავს

„მერე ჩავწერ“. ყველაზე ხშირად სწორედ ის იკარგება, რაც მოგვიანებით ჩასაწერად გადაიდო.
ერთი შეკვეთა — რამდენიმე ფაილი. თუ ერთი ტურის ინფორმაცია სამ სხვადასხვა ცხრილშია, ადრე თუ გვიან ერთ-ერთი მოძველდება.
პასუხისმგებლის გარეშე შეკვეთა. როცა ყველა „ცოტას“ აკეთებს, ბოლომდე არავინ მიჰყავს.
ძველი შეკვეთების წაშლა. დასრულებული მოგზაურობა თქვენი კლიენტის ისტორიაა და შემდეგი შეთავაზებისთვის გამოგადგებათ.

როგორ გეხმარებათ Aviafy

Aviafy არის CRM ტურისტული სააგენტოებისთვის, რომელიც Excel-სა და რვეულებს ცვლის. მასში კლიენტები და მათი შეკვეთები ერთ ადგილას ინახება, ასე რომ, ნებისმიერი მენეჯერი ხედავს, ვინ რა დაჯავშნა და რა ხდება შეკვეთაზე. ინვოისს სააგენტოს რეკვიზიტებით პირდაპირ სისტემიდან ამზადებთ, ინტერფეისი კი ქართულ ენაზეა.

Basic — 70 ლარი თვეში: კლიენტები, შეკვეთები და ინვოისები ერთ სისტემაში.
Pro — 250 ლარი თვეში: Basic-ის ყველაფერი და AI ჩატ-ასისტენტი Instagram-ისა და Facebook-ის შეტყობინებებისთვის, რომელიც უახლოეს დღეებში ემატება.

ორივე პაკეტი 14-დღიანი უფასო ტესტით იწყება — საბანკო ბარათი საჭირო არ არის.

ხშირად დასმული კითხვები

რამდენი ეტაპი უნდა ჰქონდეს შეკვეთას?

იმდენი, რამდენიც რეალურად გჭირდებათ. პატარა სააგენტოსთვის ხუთი ეტაპი — მოთხოვნა, შეთავაზება, დადასტურება, საბოლოო გადახდა და დოკუმენტები — სრულიად საკმარისია. მთავარია, ყველა თანამშრომელი ერთნაირად იყენებდეს მათ.

ორი-სამი თანამშრომლით თუ ღირს ამდენი წესი?

დიახ, რადგან პატარა გუნდში ერთი მენეჯერის ავადმყოფობა ან შვებულებაც კი საქმეს აჩერებს, თუ ინფორმაცია მხოლოდ მის თავშია. მოწესრიგებული შეკვეთები ამ რისკს ამცირებს.

საიდან დავიწყო, თუ შეკვეთები ახლა Excel-ში მაქვს?

დაიწყეთ აქტიური შეკვეთებით — იმ მოგზაურობებით, რომლებიც ჯერ არ შემდგარა. ნაბიჯ-ნაბიჯ გზამკვლევი აქ ნახეთ: როგორ გადავიყვანოთ ტურისტული სააგენტო Excel-იდან CRM-ზე.

დასკვნა

შეკვეთების კარგი აღრიცხვა რთულ პროგრამებსა და დიდ გუნდზე არ არის დამოკიდებული. საჭიროა სამი რამ: ყველა ინფორმაცია ერთ ადგილას, ერთნაირი ეტაპები ყველა შეკვეთისთვის და მოკლე შემოწმება კრიტიკულ მომენტებში. როცა ეს გაქვთ, კლიენტის კითხვაზე პასუხი წამებში გეცოდინებათ და მოგზაურობის დღეს უსიამოვნო სიურპრიზები აღარ დაგხვდებათ.

გინდათ, თქვენი კლიენტები და შეკვეთები ერთ ადგილას გქონდეთ? დარეგისტრირდით Aviafy-ში და გამოიყენეთ 14 დღე უფასოდ. თუ კითხვები გაგიჩნდებათ, სიამოვნებით დაგეხმარებით.