ზამთრისა და საახალწლო ტურების სეზონი: მოსამზადებელი ჩეკლისტი ტურისტული სააგენტოსთვის

ოქტომბრის ბოლოს ბევრ სააგენტოში ერთი და იგივე კითხვა ჩნდება: „საახალწლოდ რას ვთავაზობთ?“ კლიენტები უკვე წერენ — ვიღაცას თბილი ზღვა უნდა, ვიღაცას სათხილამურო კურორტი, ვიღაცას ევროპის საშობაო ბაზრობები. ამავე დროს ფრენები და სასტუმროები ყველაზე მოთხოვნად თარიღებზე სწრაფად ივსება.

სეზონი, როგორც წესი, ერთბაშად იწყება და დიდ დატვირთვას მოაქვს. სწორედ ამ დროს იკარგება მოთხოვნები, ირევა ვარიანტები და ავიწყდებათ წინასწარი გადახდის ვადები. ამ სტატიაში მოცემულია პრაქტიკული ჩეკლისტი, რომელიც დაგეხმარებათ, სეზონს მომზადებული შეხვდეთ და არა დაბნეული.

1. გადახედეთ შარშანდელ სეზონს

საუკეთესო მონაცემები თქვენს საკუთარ ისტორიაშია. სანამ ახალ შეთავაზებებს შექმნით, ნახეთ, რა მოხდა წინა ზამთარს:

რომელი მიმართულებები გაიყიდა და რომელზე იყო ბევრი კითხვა, მაგრამ ცოტა ჯავშანი.
როდის დაიწყეს კლიენტებმა წერა და რამდენად ადრე დაჯავშნეს.
სად შეგექმნათ პრობლემა: გვიან დადასტურებული სასტუმრო, ვიზის დაგვიანება, ფრენის ცვლილება.
ვინ იმოგზაურა თქვენთან და შეიძლება ამ წელსაც დაგეგმოს მოგზაურობა.

თუ შარშანდელი შეკვეთები რამდენიმე ცხრილსა და ჩატშია მიმოფანტული, ეს ნაბიჯი რთული იქნება. ეს კარგი მიზეზია, ამ სეზონიდან ყველაფერი ერთ ადგილას ჩაიწეროთ, რომ მომავალ წელს პასუხები წამებში გქონდეთ.

2. აირჩიეთ მიმართულებები და მოამზადეთ შეთავაზებები

ყველაფრის შეთავაზება ერთდროულად ყოველთვის არ ამართლებს. უმჯობესია, აირჩიოთ რამდენიმე მიმართულება, რომელსაც კარგად იცნობთ და რომელზეც სანდო მომწოდებლები გყავთ.

დაყავით კლიენტების ინტერესის მიხედვით: მაგალითად, ოჯახური დასვენება, სათხილამურო ტური, ქალაქის მოკლე ტური და თბილი ქვეყნები.
მოამზადეთ თითოეულისთვის საბაზისო პაკეტი: რა შედის (ფრენა, სასტუმრო, ტრანსფერი, დაზღვევა) და რა არა.
ფასები მიუთითეთ კონკრეტული თარიღით. სეზონში ფასები სწრაფად იცვლება, ამიტომ კლიენტს უთხარით, რამდენ ხანს მოქმედებს შეთავაზება.
ჩაწერეთ გაუქმების პირობები ყველა მომსახურებისთვის. საახალწლო თარიღებზე ეს პირობები ხშირად ჩვეულებრივზე მკაცრია.

3. მოელაპარაკეთ მომწოდებლებს ადრე

მთავარ თარიღებზე ადგილები სწრაფად მცირდება. მომწოდებლებთან ადრე დაკავშირება გეხმარებათ, კლიენტს რეალური ვარიანტები შესთავაზოთ და არა ის, რაც უკვე აღარ არის.

დააზუსტეთ, როდემდე შეგიძლიათ ადგილების დაჭერა გადახდის გარეშე.
გაარკვიეთ წინასწარი და საბოლოო გადახდის ვადები.
ჩაწერეთ თითოეული მომწოდებლის საკონტაქტო პირი და სამუშაო საათები სადღესასწაულო დღეებში.
დადასტურებები მხოლოდ წერილობით მიიღეთ და შეინახეთ შეკვეთასთან ერთად.

4. ჩამოაყალიბეთ, როგორ უპასუხებთ მოთხოვნებს

სეზონში მოთხოვნები ერთდროულად შემოდის ტელეფონით, Instagram-ით, Facebook-ით და ელფოსტით. თუ ყველა მენეჯერი თავისებურად მუშაობს, ზოგი კლიენტი პასუხის გარეშე რჩება.

ყოველი მოთხოვნა მაშინვე ჩაიწერეთ: სახელი, კონტაქტი, მიმართულება, თარიღები, მგზავრების რაოდენობა და ბიუჯეტი.
მიანიჭეთ პასუხისმგებელი მენეჯერი. ერთ კლიენტს ერთი ადამიანი უნდა უძღვებოდეს.
შეთანხმდით პასუხის დროზე. მაგალითად, სამუშაო დღის განმავლობაში ყოველ ახალ მოთხოვნას პირველი პასუხი იმავე დღეს უნდა მიეცეს.
დაგეგმეთ განმეორებითი კონტაქტი. თუ კლიენტი ფიქრობს, ჩაინიშნეთ, როდის დაუკავშირდებით და რა შესთავაზეთ.

5. მოამზადეთ გადახდები და დოკუმენტები

სეზონში შეკვეთები ბევრია და თანხებიც დიდია. ამიტომ გადახდების წესები წინასწარ უნდა გქონდეთ:

წინასწარი გადახდა მოითხოვეთ ჯავშნის დადასტურებისას და ჩაწერეთ შეკვეთაში: თარიღი, თანხა, გადახდის ხერხი.
საბოლოო გადახდის ვადა კლიენტისთვის მომწოდებლის ვადაზე ადრე დააწესეთ.
ინვოისები მოამზადეთ სააგენტოს რეკვიზიტებით, რომ კლიენტმა იცოდეს, რას და ვის უხდის.
დოკუმენტების სია (პასპორტი, ვიზა საჭიროების შემთხვევაში, დაზღვევა) კლიენტს წინასწარ გაუგზავნეთ, რომ ბოლო დღეებში არაფერი გამოგრჩეთ.

ინვოისებსა და გადახდების კონტროლზე დეტალურად ცალკე სტატიაში ვწერთ: ინვოისი ტურისტული სააგენტოსთვის.

6. მოამზადეთ გუნდი

სეზონი ყველაზე ხშირად დასვენების დღეებს ემთხვევა, როცა გუნდის ნაწილი თავადაც ისვენებს. სწორედ მაშინ ჩნდება კითხვა: „ეს შეკვეთა ვინ აწარმოებდა?“

შეადგინეთ მორიგეობის განრიგი სადღესასწაულო დღეებისთვის.
შეთანხმდით, ვინ პასუხობს იმ კლიენტებს, რომლებიც უკვე მოგზაურობენ.
დარწმუნდით, რომ ყველა შეკვეთის ინფორმაცია ხელმისაწვდომია მთელი გუნდისთვის და არა მხოლოდ ერთი მენეჯერის ტელეფონში.
მოკლედ გაიმეორეთ წესები: სად იწერება მოთხოვნა, როგორ ინიშნება გადახდა, ვინ ადასტურებს ჯავშანს.

7. დაუკავშირდით ძველ კლიენტებს

სეზონის დასაწყისი კარგი დროა იმ ადამიანებისთვის მისაწერად, ვინც უკვე გენდობოდათ. ნახეთ, ვინ იმოგზაურა თქვენთან ზამთარში ან დღესასწაულებზე, და გაუგზავნეთ პერსონალური შეთავაზება მათი წინა მოგზაურობის გათვალისწინებით.

ეს არ უნდა იყოს მასობრივი და ერთნაირი წერილი. საკმარისია ორი-სამი წინადადება: გაიხსენეთ, სად იყვნენ, და შესთავაზეთ მსგავსი ან ახალი ვარიანტი. მეტი იდეა განმეორებით გაყიდვებზე ნახეთ სტატიაში კლიენტების ბაზა, როგორც სააგენტოს მთავარი აქტივი.

მოკლე ჩეკლისტი

გადახედეთ შარშანდელ შეკვეთებს და კლიენტებს.
აირჩიეთ მიმართულებები და მოამზადეთ საბაზისო პაკეტები.
დაუკავშირდით მომწოდებლებს და ჩაწერეთ ვადები.
შეთანხმდით, როგორ იწერება და ნაწილდება მოთხოვნები.
დაადგინეთ წინასწარი და საბოლოო გადახდის წესები.
შეადგინეთ გუნდის მორიგეობის განრიგი.
მისწერეთ ძველ კლიენტებს პერსონალური შეთავაზებით.

როგორ გეხმარებათ Aviafy

Aviafy არის CRM ტურისტული სააგენტოებისთვის, რომელიც Excel-სა და რვეულებს ცვლის. კლიენტები და მათი შეკვეთები ერთ ადგილას ინახება, ამიტომ სეზონის შუაგულშიც ნებისმიერი მენეჯერი ხედავს, ვინ რა დაჯავშნა და რა ეტაპზეა შეკვეთა. ინვოისს სააგენტოს რეკვიზიტებით პირდაპირ სისტემიდან ამზადებთ, ინტერფეისი კი ქართულ ენაზეა. ხოლო მომავალ წელს შარშანდელი სეზონის ისტორია ერთ ადგილას დაგხვდებათ.

Basic — 70 ლარი თვეში: კლიენტები, შეკვეთები და ინვოისები ერთ სისტემაში.
Pro — 250 ლარი თვეში: Basic-ის ყველაფერი და AI ჩატ-ასისტენტი Instagram-ისა და Facebook-ის შეტყობინებებისთვის, რომელიც უახლოეს დღეებში ემატება.

ორივე პაკეტი 14-დღიანი უფასო ტესტით იწყება — საბანკო ბარათი საჭირო არ არის.

ხშირად დასმული კითხვები

როდის ჯობია მზადების დაწყება?

რაც უფრო ადრე, მით უკეთესი. მთავარია, შეთავაზებები და გადახდის წესები მზად გქონდეთ მანამ, სანამ მოთხოვნების ძირითადი ნაკადი დაიწყება. ზუსტი ვადები მიმართულებასა და მომწოდებლის პირობებზეა დამოკიდებული.

პატარა სააგენტოს ამდენი წესი სჭირდება?

დიახ, თუნდაც ორი-სამი თანამშრომლით. სეზონში სწორედ პატარა გუნდზე მოდის ყველაზე დიდი დატვირთვა, და ერთი დავიწყებული გადახდა ან დაუდასტურებელი ჯავშანი ძვირი ჯდება.

სეზონის შუაგულში ახალ სისტემაზე გადასვლა ღირს?

უმჯობესია, ახლავე დაიწყოთ, სანამ დატვირთვა პიკს მიაღწევს. დაიწყეთ მხოლოდ აქტიური შეკვეთებით. ნაბიჯ-ნაბიჯ გზამკვლევი აქ ნახეთ: როგორ გადავიყვანოთ ტურისტული სააგენტო Excel-იდან CRM-ზე.

დასკვნა

ზამთრისა და საახალწლო სეზონი სააგენტოსთვის დიდი შესაძლებლობაა, მაგრამ მხოლოდ მაშინ, თუ ის მომზადებული შეხვდება. ადრე არჩეული მიმართულებები, წინასწარ შეთანხმებული ვადები, მკაფიო წესები გუნდისთვის და ერთ ადგილას შენახული კლიენტები და შეკვეთები სეზონს ქაოსიდან მართვად სამუშაოდ აქცევს.

გინდათ, ეს სეზონი მოწესრიგებული შეკვეთებით დაიწყოთ? დარეგისტრირდით Aviafy-ში და გამოიყენეთ 14 დღე უფასოდ. თუ კითხვები გაგიჩნდებათ, სიამოვნებით დაგეხმარებით.