Зимний и новогодний сезон: чек-лист подготовки для туристического агентства

В конце октября во многих агентствах звучит один и тот же вопрос: «Что предлагаем на Новый год?» Клиенты уже пишут: кому-то нужно тёплое море, кому-то горнолыжный курорт, кому-то рождественские ярмарки Европы. А рейсы и отели на самые популярные даты тем временем быстро заполняются.

Сезон обычно начинается резко и приносит большую нагрузку. Именно тогда теряются заявки, путаются варианты и забываются сроки предоплаты. В этой статье — практический чек-лист, который поможет встретить сезон подготовленными, а не в спешке.

1. Посмотрите на прошлый сезон

Лучшие данные — в вашей собственной истории. Прежде чем собирать новые предложения, посмотрите, что было прошлой зимой:

• Какие направления продавались, а по каким было много вопросов, но мало бронирований.
• Когда клиенты начали писать и насколько заранее бронировали.
• Где возникали проблемы: отель подтвердили поздно, виза задержалась, рейс перенесли.
• Кто путешествовал с вами и может запланировать поездку и в этом году.

Если прошлогодние заказы разбросаны по нескольким таблицам и чатам, этот шаг будет непростым. Это хороший повод уже в этом сезоне вести всё в одном месте, чтобы через год ответы находились за секунды.

2. Выберите направления и подготовьте предложения

Предлагать всё сразу не всегда выгодно. Обычно лучше сосредоточиться на нескольких направлениях, которые вы хорошо знаете и где у вас есть надёжные поставщики.

• Разделите по интересам клиентов: например, семейный отдых, горнолыжные туры, короткие городские поездки и тёплые страны.
• Подготовьте базовый пакет для каждого: что входит (перелёт, отель, трансфер, страховка), а что нет.
• Указывайте дату цены. В сезон цены меняются быстро, поэтому говорите клиенту, сколько действует предложение.
• Запишите условия отмены для каждой услуги. На новогодние даты они часто строже обычного.

3. Договоритесь с поставщиками заранее

Свободных мест на ключевые даты быстро становится меньше. Ранний контакт с поставщиками помогает предлагать клиентам реальные варианты, а не те, которых уже нет.

• Уточните, как долго можно держать места без оплаты.
• Узнайте сроки предоплаты и окончательной оплаты.
• Запишите контактное лицо каждого поставщика и его часы работы в праздники.
• Принимайте подтверждения только в письменном виде и храните их вместе с заказом.

4. Определите, как вы отвечаете на заявки

В сезон заявки приходят одновременно по телефону, в Instagram, Facebook и по почте. Если каждый менеджер работает по-своему, часть клиентов остаётся без ответа.

• Сразу записывайте каждую заявку: имя, контакт, направление, даты, количество путешественников и бюджет.
• Назначайте ответственного менеджера. Одного клиента должен вести один человек.
• Договоритесь о времени ответа. Например, на каждую новую заявку, пришедшую в рабочий день, первый ответ даётся в тот же день.
• Планируйте повторный контакт. Если клиент думает, отметьте, когда вы ему напишете и что предложили.

5. Подготовьте оплаты и документы

В сезон заказов много, а суммы крупные, поэтому правила оплаты стоит определить заранее:

• Берите предоплату при подтверждении бронирования и записывайте её в заказ: дату, сумму и способ оплаты.
• Срок окончательной оплаты для клиента ставьте раньше срока поставщика.
• Готовьте счета с реквизитами агентства, чтобы клиент точно знал, за что и кому платит.
• Список документов (паспорт, виза при необходимости, страховка) отправляйте клиенту заранее, чтобы в последние дни ничего не упустить.

Подробно о счетах и контроле оплат мы пишем в отдельной статье: Счета для туристического агентства.

6. Подготовьте команду

Сезон обычно совпадает с праздниками, когда часть команды тоже отдыхает. Именно тогда возникает вопрос: «А кто вёл этот заказ?»

• Составьте график дежурств на праздничные дни.
• Договоритесь, кто отвечает клиентам, которые уже в поездке.
• Убедитесь, что информация по каждому заказу доступна всей команде, а не только в телефоне одного менеджера.
• Коротко повторите правила: где фиксируются заявки, как отмечаются оплаты и кто подтверждает бронирования.

7. Напишите прошлым клиентам

Начало сезона — хорошее время написать тем, кто уже вам доверял. Посмотрите, кто путешествовал с вами зимой или в праздники, и отправьте им персональное предложение с учётом прошлой поездки.

Это не должна быть массовая одинаковая рассылка. Достаточно двух-трёх предложений: напомните, где они были, и предложите похожий или новый вариант. Больше идей о повторных продажах — в статье Клиентская база как главный актив агентства.

Короткий чек-лист

1. Просмотрите заказы и клиентов прошлого сезона.
2. Выберите направления и подготовьте базовые пакеты.
3. Свяжитесь с поставщиками и запишите сроки.
4. Договоритесь, как фиксируются и распределяются заявки.
5. Определите правила предоплаты и окончательной оплаты.
6. Составьте график дежурств команды.
7. Напишите прошлым клиентам с персональным предложением.

Чем помогает Aviafy

Aviafy — это CRM для туристических агентств, которая заменяет Excel и блокноты. Клиенты и их заказы хранятся в одном месте, поэтому даже в разгар сезона любой менеджер видит, кто что забронировал и на каком этапе заказ. Счета с реквизитами агентства создаются прямо в системе, а интерфейс на грузинском языке. А через год история этого сезона будет ждать вас в одном месте.

• Basic — 70 лари в месяц: клиенты, заказы и счета в одной системе.
• Pro — 250 лари в месяц: всё из Basic плюс AI-ассистент для сообщений в Instagram и Facebook, который появится в ближайшие дни.

Оба тарифа начинаются с 14-дневного бесплатного периода — банковская карта не нужна.

Частые вопросы

Когда лучше начинать подготовку?

Чем раньше, тем лучше. Главное, чтобы предложения и правила оплаты были готовы до того, как начнётся основной поток заявок. Точные сроки зависят от направления и условий поставщиков.

Нужны ли маленькому агентству все эти правила?

Да, даже если вас двое-трое. В сезон именно на небольшую команду ложится самая большая нагрузка, а одна забытая оплата или неподтверждённое бронирование обходятся дорого.

Стоит ли переходить на новую систему прямо перед сезоном?

Лучше начать сейчас, пока нагрузка не достигла пика. Начните только с активных заказов. Пошаговое руководство здесь: Как перевести туристическое агентство с Excel на CRM.

Заключение

Зимний и новогодний сезон — большая возможность для агентства, но только если встретить его подготовленными. Заранее выбранные направления, согласованные сроки, понятные правила для команды, а также клиенты и заказы в одном месте превращают сезон из хаоса в управляемую работу.

Хотите начать этот сезон с порядком в заказах? Зарегистрируйтесь в Aviafy и пользуйтесь 14 дней бесплатно. Если появятся вопросы, мы с радостью поможем.